Les champions de la réactivité

Gay Sutton explore les coulisses de Médecins Sans Frontières et demande à Stefaan Philips, directeur de site de MSF Supply / Logistique, comment s’organise les processus de stockage et de chaîne d’approvisionnement pour pouvoir réagirrapidement aux urgences dans les endroits les plus inhospitaliers du monde.

Quand une catastrophe naturelle ou une urgence humanitaire frappe n’importe où dans le monde, la première organisation internationale de secours présente sur place dès les premiers moments est très souvent Médecins Sans Frontières (MSF). En coulisses, c’est
une machine de logistique et d’entreposage bien huilée qui entre en action afin d’acheminer le plus vite possible le personnel médical, l’équipement et les fournituresnécessaires à ceux qui en ont besoin.

La difficulté, c’est que les urgences sont, par essence, des situations qui nécessitent une réaction instantanée. Or, dans la majorité des cas, les catastrophes ne peuvent pas êtreprédites ni empêchées, et les conditions sur le terrain sont souvent extrêmement complexes. Ces dernières années, l’organisation a réagi à des tremblements de terre à Haïti et au
Népal, à des inondations au Pakistan, à une épidémie d’Ebola en Afrique de l’Ouest, à un typhon au Philippines, aux afflux de réfugiés et à des conflits en de nombreux endroits.

Au coeur de la capacité de MSF à réagir se trouve une logistique mondiale et un système d’entreposage efficace inelligent et bien organisé.

Présentation de l’entreposage

La chaîne d’approvisionnement de MSF opère à deux niveaux. Pour les projets permanents – les missions à travers le monde où une aide médicale est dispensée jour après jour – chaque région ou pays a son propre entrepôt équipé pour les besoins d’un projet. Chaque entrepôt contient aussi une certaine quantité de stock d’urgence pour les situations qui pourraient se produire, comme une épidémie de choléra, mais si une urgence prend de l’ampleur, ces stocks peuvent être rapidement épuisés. Pour soutenir cela, MSF Supply /Logistique est une puissante organisation internationale de logistique et de chaîne d’approvisionnement, alimentée par un système ERP qui inclut un module efficace de gestion d’entrepôt. Non seulement la division Supply / Logistique se charge des approvisionnements réguliers pour les missions,mais Stefaan Philips nous apprend qu’elle est préparée – prête à faire face immédiatement aux principales urgences.

Basé au centre d’approvisionnement de Bruxelles, Stefaan Philips est responsable de MSF Global Supply, qui est littéralement le centre névralgique de l’organisation. « Nos principaux entrepôts utilisent les prévisions, la planification de commandes, la planification de transports, etc…, pour nos programmes réguliers, qui représentent 60 à 70 %de notre activité. Cependant, les entrepôts stockent aussi les fournitures d’urgence, qui sont réservées et ne sont disponibles que pour elles. »

Le secret réside dans la planification

Pour se préparer aux urgences, MSF a mis au point une approche hautement efficace maintenant copiée par d’autres organisations d’aide. Les kits d’urgence sont emballés et conçus pour une grande diversité de scénariosd’urgence et de catastrophe. Ils sont assemblés dans les entrepôts internationaux de Bordeaux et de Bruxelles et y sont conservés ainsi que dans les missions où ils seront probablement nécessaires.

Chaque kit concerne un scénario d’urgence spécifique et contient les fournitures médicales et les objets nécessaires pour aider un nombre défini de personnes pour une période déterminée. De plus, certains sont conçus pour fournir des objets de première nécessité tels que des stations d’épuration d’eau, des abris, des hôpitaux gonflables, des véhicules de transport et des autoclaves. Beaucoup contiennent aussi des informations vitales sur la gestion des urgences. « Les scénarios prévoient davantage qu’une simple liste d’équipement, explique Stefaan Philips. Les scénarios spécifient même le profil des ressources humaines dont vous aurez besoin en cas d’urgence. » Tout ceci augmente l’efficacité et la vitesse de réaction de MSF.

Tous les kits sont continuellement vérifiés sur le système de gestion des entrepôts et, quand un des composants a une date de péremption inférieure à six mois, le kit est déballé et les anciens composants sont remplacés par de nouveaux. Ces kits s’appliquent à une gamme complète de scénarios. Par exemple, Ebola est une fièvre hémorragique, tout comme la fièvre de Lassa. Quand l’épidémie d’Ebola a commencé en Afrique sub-saharienne, MSF possédait déjà des kits contre les fièvres hémorragiques en République démocratique du Congo (RDC) et en Ouganda, ainsi que d’autres kits d’urgence dans des centres d’approvisionnement européens, chacun prévu pour un centre de traitement de 20 lits pendant deux semaines. «Dans des circonstances normales, un centre de traitement de 20 lits pourrait mettre une épidémie en quarantaine et la maîtriser. Nous le savons d’après des épidémies en Ouganda et en RDC, » explique Stefaan Philips.

Cependant, cessystèmes ne sont jamais gravés dans la pierre, et MSF peut
réagir rapidement à l’évolution des situations. « Au bout de quelques semaines, nous avons compris que cette épidémie était différente. Nous avons donc modifié notre stratégie pour passer à un approvisionnement en articles séparés, car les volumes nécessaires ont atteint des niveaux inégalés. »

« Pour chaque article du catalogue, nous avons au moins trois fournisseurs différents, afin d'accélérer l'approvisionnement si besoin est. »

Gestion de la chaîne d’approvisionnement

La chaîne d’approvisionnement de MSF opère à deux niveaux. Pour les projets permanents – les missions à travers le monde où une aide médicale est dispensée jour après jour – chaque région ou pays a son propre entrepôt équipé pour les besoins d’un projet. Chaque entrepôt contient aussi une certaine quantité de stock d’urgence pour les situations qui pourraient se produire, comme une épidémie de choléra, mais si une urgence prend de l’ampleur, ces stocks peuvent être rapidement épuisés. Pour soutenir cela, MSF Supply /Logistique est une puissante organisation internationale de logistique et de chaîne d’approvisionnement, alimentée par un système ERP qui inclut un module efficace de gestion d’entrepôt. Non seulement la division Supply / Logistique se charge des approvisionnements réguliers pour les missions, mais Stefaan Philips nous apprend qu’elle est préparée – prête à faire face immédiatement aux principales urgences.

Basé au centre d’approvisionnement de Bruxelles, Stefaan Philips est responsable de MSF Global Supply, qui est littéralement le centre névralgique de l’organisation. « Nos principaux entrepôts utilisent les prévisions, la planification de commandes, la planification de transports, etc…, pour nos programmes réguliers, qui représentent 60 à 70 % de notre activité. Cependant, les entrepôts stockent aussi les fournitures d’urgence, qui sont réservées et ne sont disponibles que pour elles. »

Réaction à une catastrophe majeure

Quand une catastrophe de grande ampleur touche une région sans mission MSF existante, des protocoles clairement définis entrent en action, afin d’assurer une réaction rapide. L’une des équipes d’exploration spécialisées, toujours prêtes dans le monde, va immédiatement sur place pour évaluer la situation. Ces experts en logistique, médecine et gestion
arrivent sur le terrain pour déterminer la nature et l’étendue de l’urgence, ainsi que le matériel et le personnel MSF à envoyer. Ils envoient ensuite une proposition détaillée au siège social. « En cas d’urgence, les chaînes de décision sont très courtes et peuvent ne nécessiter que quelques coups de fil, poursuit Stefaan Philips. Notre capacité à réagir si rapidement est liée
principalement au fait que MSF est indépendant. »

Il n’y a pas d’agence de financement extérieure ayant le pouvoir d’influencer ou de ralentir le processus décisionnaire. Plus de 90 % de l’argent de MSF provient de donateurs indépendants individuels (voir encadré), dont beaucoup donnent de petites sommes, permettant ainsi à l’organisation de prendre des décisions d’après la situation sur le terrain.

L'organisation collabore étroitement avec une grande diversité d'entreprises et avec l'armée, mais dispose aussi de toutes sortes de moyens de transports dans
ses entrepôts.

Supprimer tous les obstacles

Dès que le projet est approuvé, la chaîne d’approvisionnement est activée. Les équipes de logistique au sol et au siège social se mettent au travail pour organiser les ressources matérielles et le financement, évaluer les itinéraires pour atteindre la zone affectée et mobiliser des avions afin d’acheminer le chargement.

Sur le terrain, l’espace d’entreposage, avec la gestion du matériel et la main-d’oeuvre, doit être prêt pour les premières livraisons, qui arrivent généralement dans les 24 heures qui suivent l’alerte. Un espace adéquat est identifié ou créé pour placer le centre de traitement médical et l’hébergement du personnel. Cela peut nécessiter l’utilisation de l’hébergement et de l’équipement local ou l’acheminement de tentes et d’hôpitaux gonflables. En parallèle, des négociations sont menées avec le gouvernement du pays afin d’obtenir la permission d’apporter des marchandises dans le pays et d’y faire venir des médecins et des infirmières – une tâche bien plus facile en cas d’urgence que pour une situation de mission.
Bien sûr, dans les régions où MSF possède déjà une mission, l’organisation, le personnel, les fournitures habituelles et les différents kits d’urgence sont déjà sur le terrain et les délais sont bien plus courts. Par exemple, quand un tremblement de terre a frappé Haïti, en 2010,
des infirmières et des médecins ont été déployés et ont pu commencer à dispenser leurs soins en l’espace de trois minutes. En outre, les équipes de logistique, qui étaient aussi in situ, ont commencé à évaluer les besoins et à augmenter les fournitures afin de faire face à l’étendue et à la nature du désastre.

Les 500 derniers mètres

L’un des résultats inévitables d’une urgence de grande ampleur ou d’une catastrophe naturelle est le chaos et la congestion qui règnent sur le terrain et dans les airs, au fur et à mesure que les différentes organisations d’aide se mobilisent pour faire venir les marchandises et le personnel, à un moment où l’infrastructure locale est souvent dévastée. « C’est là qu’il faut être créatif. Le problème, ce sont souvent les 500 derniers
mètres, explique Stefaan Philips, et non pas la logistique. » Aux Philippines, il n’a été possible d’acheminer l’assistance médicale et les fournitures jusqu’aux nombreuses îlesque par bateau. Tandis qu’après le tremblement de terre au Népal, les communautés situées à haute altitude n’ont pu être atteintes que par hélicoptère. À Haïti, MSF a livré
les fournitures à Saint-Domingue par avion, puis les a acheminées jusqu’à Port-au-Prince par camion.

L’organisation collabore étroitement avec une grande diversité d’entreprises et avec l’armée, mais dispose aussi de toutes sortes de moyens de transports dans ses entrepôts.
« Nous disposons de plusieurs véhicules. Par exemple, nous avons plusieurs pickups 4×4 que nous pouvons livrer par avion aux endroits nécessaires. Nous avons des bateaux
pour les lieux accessibles seulement par l’eau, et même un petit Zodiac, bateau d’intervention pour huit personnes qui peut être utilisé comme ambulance, mais aussi transporter des personnes et des marchandises. »

Dans des pays comme la Syrie, MSF n’a pas le droit d’intervenir. Pour une organisation dont le but est d’aider les personnes qui souffrent, où qu’elles soient, il peut y avoir une attente difficile, avec le personnel qui se tient à la frontière pour attendre les réfugiés.

Conclusion

Après quarante ans de réaction aux urgences et
aux catastrophes, MSF a rodé son fonctionnement
et peut réagir extrêmement rapidement et
efficacement. Pour la victime humaine d’une
catastrophe, ce ne sont souvent que quelques heures
qui séparent la vie de la mort, ou le rétablissement
plutôt qu’un handicap à vie, et c’est la logistique et
la chaîne d’approvisionnement – l’épine dorsale de
l’organisation – qui permet cette réactivité.