L’Economie des données

Les données sont-elles utilisées effi cacement ? Les entreprises pourraient faire bien mieux, selon un rapport récent, et réaliser beaucoup d’économies par la même occasion.  Ruari McCallion remue les chiffres.

L’expression « ce qui ne peut pas être mesuré ne peut pas être géré » est si connue qu’elle en est presque devenue un cliché, mais elle est pourtant vraie. La source de la « mesure » provient des données, qui peuvent être recueillies de beaucoup de façons différentes, sachant que le moindre octet est forcément capturé quelque part, à un moment ou à un autre.

Que font les entreprises de ces informations une fois qu’elles les possèdent ? La réponse semble être : moins que ce qu’elles pourraient ou devraient. Selon un rapport récent, les entreprises de toute l’Europe perdent des milliards d’euros ou de livres Sterling à cause de données inexactes.

Ce rapport, publié par GS1 UK et Cranfi eld School of Management, a identifi é 80 % d’incohérence de données entre les distributeurs britanniques et leurs fournisseurs. Ce pourcentage est énorme, notamment au regard des sommes investies dans les systèmes professionnels, dans le contexte d’une culture croissante de gestion ‘lean’, de type Six Sigma et autres programmes d’assurance qualité.

Selon un rapport récent, les entreprises de toute l’Europe perdent des milliards d’euros ou de livres Sterling à cause de données inexactes.

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« Comme nous l’avons écrit dans le rapport, le problème de l’exactitude atteint les entreprises en permanence », explique le professeur Alan Braithwaite, de LCP Consulting, l’un des auteurs. « Le coût est estimé à 200 millions £ (240 millions €) par an, mais nous pensons qu’il pourrait atteindre 1 milliard £ (1,2 milliard €). » Les systèmes qui ne sont pas correctement adaptés affectent la disponibilité des stocks en rayon et leur coût d’adaptation ou d’évolution peut affecter les marges. Comment cela est-il encore possible ?

« Au départ, la gestion lean ne s’est pas implantée dans les entrepôts, explique-t-il. Pourtant, l’’inexactitude des données a des implications dans les entrepôts – et si les choses empirent vraiment, elles deviennent ingérables. » Malheureusement, pendant que le ou la responsable de l’entrepôt passe tout son temps à résoudre les problèmes, il ou elle peut ne pas avoir beaucoup d’infl uence sur l’ensemble de l’entreprise. La technologie dans laquelle les entreprises ont investi au cours des 10 dernières années a sans aucun doute amélioré les choses, mais ce sont les endroits mêmes où ces améliorations ont eu lieu que le problème se pose.

Pourquoi pas l’ERP ?

« Avec les systèmes ERP (planifi cation des ressources de l’entreprise), par exemple, les entreprises cherchent surtout à gérer correctement leurs fi nances et leurs achats », explique Martin Elliott, directeur de Savoye UK, entreprise d’intégration d’entrepôt ayant travaillé avec des sociétés telles que Chanel, Amazon, Britvic et Next. « Elles veulent s’occuper correctement de leurs factures et de leur TVA ; les entrepôts et la distribution sont des préoccupations de moindre importance. La plupart des entreprises ont un plan quinquennal. Par contre, combien ont un plan concernant leur entreposage et leur distribution ? » Il précise cependant que les grandes sociétés, qui affi chent des bénéfices importants, investissent de façon conséquente dans leurs entrepôts et leur distribution – mais cela pourrait être encore nettement amélioré.

« Les systèmes effi caces de gestion des données permettent à une entreprise de savoir précisément combien de SKU (unités de gestion de stock) elle possède et leur composition » dit-il, mais cela doit aller encore plus loin que la simple recherche d’effi cacité. Qu’en est-il de la précision, comment l’entreprise veille-t-elle au bon format des paquets, à optimiser leur place dans les camions, etc. ? Comment réduire le nombre de véhicules, leurs trajets, la quantité de cartons utilisée, par quoi remplir les espaces vides ? Il est nécessaire de disposer de données précises. » Les systèmes existants ne sont pas forcément utilisés correctement et souvent, les solutions actuellement déployées sont épassées.

« Les systèmes effi caces de gestion des données permettent à une entreprise de savoir précisément combien de SKU (unités de gestion de stock) elle possède et leur composition »

« Dans beaucoup d’entrepôts et de centres de distribution, on demande au personnel de résoudre le problème », poursuit Martin Elliott.
« Ceci est très coûteux et diminue énormément l’efficacité. Comment évoluer à partir d’un système manuel où l’on écrit tout sur du papier ? Cette technologie existe, il s’agit de savoir comment l’ utiliser. La formation, le service et la maintenance sont des domaines clés, qui doivent collaborer plus étroitement. » Tony Leach, directeur chez le spécialiste de la logistique SBS Worldwide, a une perspective différente mais il reconnaît cependant la réalité du problème.

Supply chain complexity

Companies tend to be very focused on their customers and have an understanding of their immediate operations,” he said. However, as more companies source from overseas and the supply chain becomes a complex, global activity, part of the solution has been to engage third-party logistics providers – but they have to work with the same data as well. “Generally the data is pretty accurate but not applied correctly. For SBS the data is captured at source on submission of the purchase order and carried through all stages of the supply chain, be it vendor management, freight services, inventory control, added value services or last leg deliveries.” While SBS is constantly seeking to drive efficiencies and improve data integrity, it cannot do everything itself.

“Engage in supply chain consultation and system review to connect the links in the chain and best utilise data,” Leach recommended.
Unconnected or inefficient links have negative implications for the business. “As in any network, transition handovers are the weakest points of a supply chain. Goods, information, and funds can all be greatly reduced or lost entirely, at hand-off points between service providers.” One of SBS’ solutions has been manifested with the application of a bespoke software programme, eDC, which uses data management to cut costs and delivery times for book publishers.

« Comme pour tout réseau, les transitions sont les points faibles de la chaîne logistique. Les marchandises, les informations et les fonds peuvent tous être fortement réduits ou entièrement perdus aux points de transfert entre prestataires de service. »

La complexité de la chaîne logistique

« Les entreprises ont tendance à fortement privilégier leurs clients et connaissent bien leurs opérations courantes, » explique-t-il. Cependant, étant donné que davantage d’entreprises s’approvisionnent à l’étranger et que la chaîne logistique devient une activité mondiale complexe, une partie de la solution réside dans le choix de prestataires logistiques tiers, mais eux aussi doivent travailler avec les mêmes données. «Généralement, les données sont assez précises, mais elles ne sont pas transmises ou traitées correctement. Pour SBS, les données sont capturées à la source, lorsque la commande est passée, et transférées à toutes les étapes de la chaîne logistique, que ce soit la gestion des fournisseurs, les services de fret, le contrôle du stock, les services à valeur ajoutée ou les livraisons en fin de parcours. » Bien que SBS cherche constamment à augmenter l’efficacité et à améliorer l’intégrité des données, ils ne peuvent pas tout faire eux-mêmes.

« Demandez conseil sur la chaîne logistique et faites examiner votre système pour connecter les maillons de la chaîne et optimiser l’utilisation des données, » recommande Tony Leach. Les maillons déconnectés ou inefficaces ont des implications négatives pour l’entreprise. «Comme pour tout réseau, les transitions sont les points faibles de la chaîne logistique. Les marchandises, les informations et les fonds peuvent tous être fortement réduits ou entièrement perdus aux points de transfert entre prestataires de service. » L’une des solutions de SBS s’est concrétisée par l’application d’un logiciel personnalisé, eDC, qui utilise la gestion de données pour limiter les coûts et les délais de livraison pour les éditeurs de livres.

Aprolis, loueur de manutention et concessionnaire Cat® Lift Trucks, a mis en place un nouveau système de gestion de données afin de piloter sa flotte.

Un contrôlede flotte efficace

En France, Aprolis, loueur de anutention et concessionnaire Cat® Lift Trucks, a mis en place un nouveau système de gestion de données afin de piloter sa flotte. En effet, les demandes de ses clients concernant une meilleure flexibilité et la croissance du parc de matériels loués ont rendu primordial le développement de cette plate-forme. Aprolis a donc mis au point un système de gestion de flotte normalisé capable de s’adapter aux formats de données et de rapports spécifiques de ses différents clients : Esp@ce.Client

Ce système intègre 4 parties essentielles : la gestion de la relation client (comptes, contacts, devis, commandes, suivi commercial), la gestion de la maintenance (parcs clients, matériels, techniciens, interventions, planning), l’activité de location courte durée (planification des locations, gestion et traitement des dossiers, préparation des machines, transport et gestion des tarifs) et enfin la gestion de flotte location longue durée , (contrats financiers du côté client ou financeur, contrats de service, contrôle de la flotte et outils de rapports associés). Les clients d’Aprolis proviennent principalement des marchés de l’industrie, de la logistique et de la distribution. Aprolis consolide pour eux des synthèses, états et rapports sur 3 thèmes majeurs : le suivi des contrats et des horamètres, le suivi économique de la facturation et l’analyse de la erformance. La pertinence des données est essentielle pour faciliter la prise de décisions, faire des économies sur le pilotage des coûts de maintenance et mieux dimensionner les parcs de nos clients.

« Plusieurs problèmes ont émergé concernant la recherche de la précision des données », explique Emmanuel Dartis, Responsable Systèmes d’Information, qui a identifié trois difficultés. « La première concerne la consolidation de données provenant de systèmes d’information différents et de qualités et quantités hétérogènes. La deuxième réside dans le fait de partager tout ou partie des données avec des partenaires, sociétés différentes exploitant leurs propres systèmes. La troisième difficulté, majeure, représente l’effort constant qui doit être déployé pour maintenir la plus haute précision possible des données dans chaque système et pour automatiser les procédures de chargement afin de disposer d’outils de reporting entièrement dynamiques. » Aprolis a mobilisé toutes ses divisions opérationnelles (vente, finance, service) soutenues par la direction informatique, afin d’identifier les données indispensables à l’exploitation opérationnelle d’un parc, de les structurer, les créer ou les mettre à jour, et les valider. Aprolis a également impliqué ses partenaires afin de garantir la qualité de ces données. Enfin, pour chaque direction Aprolis, un « pilote qualité » a été désigné pour garantir le niveau optimal de précision des données. Tout ne peut pas être résolu avec un logiciel, mais ce qui est sûr, c’est que d’énormes économies peuvent être réalisées grâce au recueil, à la bonne utilisation de données et àleur gestion précise, notamment en entrepôts logistiques.