Choisir un système économique de contrôle des stocks

Contrôle du stock – l’outil informatique détermine la réussite financière

Un entrepôt a un aspect organique : les chariots élévateurs, les employés, les marchandises… C’est une ruche qui mute sans arrêt, avec des fl ux de marchandises qui arrivent et partent constamment. Le responsable logistique doit assurer un contrôle et un encadrement optimums. Pour cela, il lui faut un système invisible et, sans les bonnes ressources informatiques, il ne pourra tout simplement pas y arriver.

Gian Schiava explore les options.

Qu’est-ce que le contrôle de stock ?

Une question simple avec une réponse simple ? Pas vraiment. Le contrôle de stock est, en fait, la recherche d’un équilibre entre les exigences du client et celles du service financier. En effet, trop de stock signifie aussi trop de frais. Pour des raisons telles que l’émergence du commerce en ligne, le client moderne exige des délais de livraison extrêmement courts et beaucoup de choix. Pas de stock ? Trop d’attente ? Le client passe alors à la boutique en ligne suivante pour y acheter son article.

Il n’y a pas si longtemps, la gestion d’un entrepôt était simplement une question d’équilibre, mais ces temps sont révolus. Un bon contrôle du stock est crucial, car il contribue au résultat de l’entreprise. C’est pourquoi cette activité fait mainteanant partie de l’infrastructure informatique, les activités de l’entrepôt étant alignées sur la demande du marché.

Un contrôle parfait

Le dilemme se joue donc maintenant entre le niveau de service et le coût du stock. De plus, la chaîne logistique se complexifie. Non seulement il y a davantage de canaux (multicanaux, omnicanaux) mais, en outre, l’entreprise sert différents types de clients comme les grossistes, les intermédiaires et les consommateurs.

Il n'y a pas si longtemps, la gestion d'un entrepôt était simplement une question d'équilibre, mais ces temps sont révolus. Un bon contrôle du stock est crucial, car il contribue au résultat de l'entreprise.

Pour bénéficier d’un contrôle strict sur le stock, il faut absolument disposer d’un bon système informatique. En fait, le responsable logistique a deux possibilités. Il peut opter pour un module de gestion standard, avec un système ERP complet, ou bien opter pour un logiciel spécialisé, lié au système central. La seconde option nécessite l’adoption d’un système de gestion d’entrepôt (WMS).

Le système ERP (en français « planification des ressources de l’entreprise ») est simplement un logiciel qui permet aux organisations de gérer les processus au sein de l’entreprise. L’ERP se compose souvent de modules, chacun spécialisé dans une tâche précise. Il est évident que l’avantage provient désormais principalement de l’intégration de ces modules et de l’aperçu général qu’elle permet d’obtenir. Les systèmes de stock, la gestion de l’entreprise et la logistique étant interconnectés, tout le monde peut utiliser ces informations.

Pourtant, il semble que certains secteurs aient besoin, plus que d’autres, d’outils supplémentaires. Ainsi, les consultants maintiennent que les entreprises de production avec des prévisions simples peuvent très bien travailler avec un système ERP. D’autant plus que les problèmes sont minimes si le stock est de valeur relativement faible. Il arrive que l’ERP ne suffise pas à la gestion d’un stock complexe. L’optimisation de stock (réduction du stock et, donc, des coûts) est souvent possible seulement avec un WMS. Cependant, les fournisseurs de systèmes ERP sont visiblement au travail. Ils proposent maintenant des modules améliorés, ce qui rend toujours difficile, pour les responsables logistiques, le choix entre ERP et WMS. Seule solution, toujours s’informer. Faites la liste de ce dont vous avez besoin ou pas, puis continuez à consulter les fournisseurs des deux solutions.

Le WMS est-il un remède miracle ?

Maintenant qu’il a établi ses besoins, le responsable logistique a décidé d’opter pour un système WMS complet. Le facteur décisif est souvent le manque de visibilité en temps réel ou le manque de connaissance claire des quantités d’articles réellement en stock, avec pour résultat un entrepôt trop plein. De plus, le responsable souhaite une fonctionnalité de suivi le long de la chaîne, des outils de rapport suffisants et des possibilités d’évolution pour l’avenir proche. Dans le cas des entrepôts (partiellement) automatisés, les responsables veulent aussi un système de contrôle d’entrepôt (WCS), qui permet de contrôler les machines.

Le problème, c’est de décider s’il faut prévoir grand ou petit. Un système économique permet bien de diminuer les coûts, mais il faudra rapidement faire des mises à jour. Par ailleurs, la valeur ajoutée comparée au module ERP est limitée. Là aussi, il faut se renseigner et calculer les dépenses actuelles et futures. Un WMS supplémentaire doit (partiellement) s’amortir en réduisant ou en limitant le fonds de roulement nécessaire, en augmentant la productivité du personnel de l’entrepôt et en diminuant les erreurs de préparation de commande.

Les chariots à mât rétractable et les chariots préparateurs de commandes modernes intègrent déjà des dispositifs comme les caméras ou offrent des possibilités de stockage intelligent, afin de continuer à travailler de manière organisée.

La coopération entre ERP et WMS

Avec la mise en oeuvre du WMS, il faudra clarifier la façon dont l’ERP et le WMS vont communiquer. Les rôles de chaque système informatique devront être précisés par écrit. Par exemple, que va enregistrer chaque système ? Voici quelques pistes de réflexion (source : Jeroen van den Berg Consulting) :

• Enregistrer toutes les données sur un seul système. Ce système doit alimenter les autres systèmes.
• Créer seulement des emplacements de stockage dans le WMS. L’ERP enregistre le niveau de stock, sans avoir besoin de connaître l’emplacement des articles.
• Effectuer les corrections de stock dans le WMS, jamais dans l’ERP.
• Enregistrer les données principales sur les articles (par exemple la description, la couleur ou le prix) dans l’ERP. Ces données seront communiquées au WMS ultérieurement. Les données principales qui ne concernent que le WMS, telles que la longueur, la largeur, la hauteur et le poids, peuvent immédiatement être enregistrées sur le WMS.

Les chariots élévateurs vont-ils devenir des sapins de Noël ?

Le bon choix de système informatique aura un effet sur le reste de l’entrepôt. Il est évident que les employés devront recevoir une formation complète. De plus, les nouveaux outils auront un impact : ils accélèrent les processus de stockage, de préparation de commande et de préparation de livraison.

Les méthodes de travail peuvent être totalement transformées. L’impression des listes et la préparation manuelle des commandes seront facilitées par un terminal de poche ou un casque ou, dans un proche avenir, par un système de préparation visuelle. Les préparateurs de commande recevront leurs ordres par des lunettes munies d’une caméra intégrée. Les lunettes de préparation visuelle ne seront pas limitées à la préparation de commandes. Elles pourront aussi servir à vérifier les marchandises entrantes, à donner des instructions concernant les activités à valeur ajoutée (logistique à valeur ajoutée) ou faciliter les processus de conditionnement et d’expédition.

Les fabricants de chariots élévateurs et de matériels de magasinage travaillent déjà sur des applications qui leur permettront, grâce à la technologie AGV, d'aller d'un lieu de préparation de commandes à un autre.

Ces nouvelles techniques seront progressivement intégrées aux chariots élévateurs utilisés pour préparer les commandes. De nombreux chariots élévateurs ressembleront à de véritables sapins de Noël, couverts de toutes sortes d’appareils et de ressources, mais les chariots à mât rétractable et les chariots préparateurs de commandes modernes intègrent déjà des dispositifs comme les caméras ou offrent des possibilités de stockage intelligent, afin de continuer à travailler de manière organisée. Les fabricants de chariots élévateurs et de matériels de magasinage travaillent déjà sur des applications qui leur permettront, grâce à la technologie AGV, d’aller d’un lieu de préparation de commandes à un autre. Évidemment, l’idéal serait qu’ils soient contrôlés par le WMS.

Le problème reste le regroupement de toutes ces avancées technologiques sous forme d’une seule application entièrement intégrée. L’ERP et le WMS pourraient fusionner pour former une nouvelle application, qui permettrait aux préparateurs de commandes, munis de lunettes et d’un casque, de travailler dans un entrepôt enrichi en informations visuelles et de parler aux chariots élévateurs. Le responsable logistique pourrait alors suivre toutes les transactions en temps réel et surveiller ses opérations avec satisfaction…