Perdu dans le labyrinthe des offres ?

Comment choisir le bon système de gestion d’entrepôt.

Il peut être déroutant de faire le tri dans les systèmes de gestion des opérations disponibles, ne serait-ce que dans le domaine de la gestion d’entrepôt. Ruari McCallion se fraye un chemin dans ce labyrinthe, guidé par un expert en la matière.

Que vous disposiez d’une batterie de serveurs bourdonnant quelque part hors du bureau, ou que vous ayez un gestionnaire d’entrepôt à bout de nerfs, armé d’une simple feuille de calcul et arborant un crayon derrière l’oreille, ce que vous avez là, c’est bel et bien un système de gestion d’entrepôt (WMS). Le problème n’est pas tant de savoir si vous en avez un ou non. Ce qui importe vraiment, c’est de savoir s’il est adapté aux besoins de votre entreprise.

Tout d’abord, il est généralement admis qu’un processus automatisé est préférable à son pendant manuel, et qu’un système WMS informatisé sera plus performant qu’un système manuel reposant sur du papier – automatiquement, en quelque sorte.

Faire la part belle au triomphe, pas au désastre

C’est en grande partie vrai mais ce n’est pas inévitable. La clé d’une mise en œuvre, d’une mise à niveau, d’une adaptation et/ou d’un renouvellement efficaces réside dans des processus qui fonctionnent. Faute de processus performants, l’automatisation ne fera que provoquer un désastre plus rapidement. Et des systèmes plus complexes vous y mèneront encore plus vite, plongeant du même coup l’entreprise dans un chaos sans nom.

S’il est trop sophistiqué, un système informatisé submergera une petite entreprise, celle-ci n’ayant pas besoin de la complexité qu’un équipementier (OEM) ou un détaillant de moyenne ou grande envergure considèrerait comme un point de départ. Et cela arrive ! Il y a quelques années, un constructeur automobile positionné sur un marché de niche au Royaume-Uni utilisait un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) sur site qui nécessitait de faire appel à 120 personnes pour le seul service informatique, alors que l’atelier de production n’en comptait que 40. (L’histoire se termine bien : l’entreprise a remplacé le système ERP qui l’étouffait par un système plus adapté à sa taille et géré par huit personnes).

Adopter le bon processus

Qu’il s’agisse d’une entrée en matière pour un petit fabricant, d’une mise à niveau pour une PME ou d’une montée en puissance pour un fournisseur qui conclut ou cherche à conclure un nouveau contrat avec un équipementier ou un grand détaillant, la première chose à faire est de s’assurer de l’efficacité des processus mis en place. Ensuite, il faut analyser et déterminer quelle est la mission première d’un système WMS et la manière dont il la remplit.

« Plus le système de gestion d'entrepôt est perfectionné, plus il apporte de la valeur ajoutée, dans la mesure où il fournit aux opérateurs les outils nécessaires à l'exécution de leur tâche »

Pekka Paavilainen.

Une image claire offre davantage de valeur ajoutée

Les données collectées par le système WMS sur une période donnée – un jour, une semaine, un mois, un trimestre, voire une ou plusieurs années – sont accessibles à l’ensemble du personnel autorisé. Les données recueillies en recourant à des méthodes manuelles ne sont disponibles qu’à un seul endroit et souvent pour une seule personne. Une Supply Chain ne pourra fonctionner de manière efficace, précise et rapide que si les processus de l’entrepôt le permettent. Si les matériaux et les marchandises entrants ne sont pas enregistrés correctement, le mystère planera sur les niveaux réels des stocks, le flux de production subira des interruptions et il faudra immobiliser davantage de capitaux pour couvrir tous les scénarios possibles « juste au cas où ».

Un système WMS efficace offre une bonne visibilité sur les stocks de l’entreprise, à tout moment et en tout lieu, tant dans les entrepôts que pendant le transport. S’il n’est pas possible de localiser précisément le stock afin de pouvoir le dispatcher rapidement au service de fabrication ou à celui chargé des opérations, des retards de production et des ruptures d’expédition seront à craindre. Sa fonction peut sembler modeste à première vue, mais l’efficacité des opérations repose en réalité sur un système de gestion d’entrepôt performant.

Tout cela justifie la nécessité de bien concevoir les processus avant de les automatiser et de les mettre à niveau.

Le système WMS ne fonctionne pas en vase clos. Il côtoie et est, dans l’idéal, intégré à d’autres systèmes, tels que les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), de gestion de la logistique, d’exécution de la fabrication (MES) et de gestion des stocks et des achats.

« Je ne dirais pas que le système de gestion d'entrepôt est plus important que l'ERP pour une petite entreprise, mais lorsque vous vous débarrassez des piles de documents accumulées dans un système manuel, c'est votre productivité qui s'envole »

Pekka Paavilainen

La bonne combinaison

« Du côté des flux entrants, vous obtenez une image plus précise des marchandises réceptionnées. Vous pouvez les comparer à vos commandes et ainsi confirmer sans vous tromper que les quantités livrées sont correctes et qu’il n’y a pas de retard. Avec un système automatisé, vous aurez une idée plus précise et plus actuelle de ce que vous avez reçu. Et parce que vous saurez exactement où tout se trouve, vous n’aurez plus besoin de passer votre temps à chercher une aiguille dans une botte de foin. Le système de gestion d’entrepôt soutiendra le système MES en lui indiquant en ligne et en temps réel ce qui se passe dans la zone de stockage du site. »

À l’instar de tous les systèmes d’automatisation, il ne suffit pas de brancher un ordinateur pour avoir toutes les solutions en main comme par miracle. La palette des systèmes disponibles va du très simple au très complexe. Le choix dépend de la taille et de la complexité de l’activité. Une PME n’a aucune raison d’acheter et d’installer un système si compliqué qu’il nécessite la présence d’un service informatique sur site. Afin de s’adapter à l’évolution des besoins et des demandes qui accompagnent le développement de l’entreprise, le système de gestion d’entrepôt devra être convivial et évolutif, de sorte qu’il n’aura pas à être supprimé et remplacé par quelque chose de nouveau.

L’arrivée du cloud et des solutions de logiciel-service (SaaS), réglés par abonnement plutôt qu’en recourant à des investissements importants, a mis des systèmes d’automatisation et de gestion efficaces à la portée de toutes les entreprises, y compris les plus petites.

Pekka conclut : « Le bon système de gestion d'entrepôt libère le fonds de roulement et permet de rationaliser les opérations et de les rendre plus rentables. »