S’adapter au changement

Comment faire de la flexibilité l’élément
clé de vos opérations d’entreposage

Le changement a du bon. Nombreux sont les consultants en gestion qui utilisent ce credo dans leurs interventions, et dans le monde des affaires, les professionnels seraient pour la plupart d’accord avec ce slogan. Cependant, dans les faits, les individus se méfient de la survenue d’événements, a fortiori lorsqu’ils sont négatifs et inattendus. Comment les professionnels de la manutention peuvent-ils faire face à ces changements soudains sans avoir à faire de compromis en matière de performances ? Cet article de Gian Schiava passe en revue les manières de réagir, mais – alerte spoiler – vous pouvez considérablement atténuer les conséquences négatives si votre mode de fonctionnement actuel vous permet d’exceller en matière d’adaptabilité.

Une crise peut être la conséquence de nombreux facteurs externes sur lesquels vous n’avez aucun contrôle. Elle peut être engendrée par des évolutions macroéconomiques comme les guerres, une modification des rapports de force, le changement climatique, une pénurie de ressources et les progrès technologiques continus. De nos jours, la prise en compte et la protection de nos systèmes informatiques contre les cyberattaques préjudiciables sont devenues incontournables. En effet, les chaînes d’approvisionnement logistique modernes sont composées de nombreuses entreprises qui sont interconnectées pour garantir la synchronisation de la production et des livraisons.

Les changements peuvent également être le résultat de micro-décisions. L’entreprise est vendue à un nouvel actionnaire, la demande augmente considérablement sous l’effet d’un facteur inattendu, ou votre fournisseur fait faillite. Malheureusement, la liste des événements incontrôlables est infinie.

Dès lors qu’un tel événement s’est produit, l’entreprise doit prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les conséquences financières, opérationnelles et en matière de réputation. Selon le consultant en gestion PwC, une bonne gestion de crise repose sur huit actions, que nous soyons aux prises avec une pandémie ou une crise financière :

1. Se cramponner au volant

C’est le moment où la direction doit prendre ses responsabilités et assurer le leadership. Souvent, une petite équipe de crise est constituée et les attentes à l’égard des employés doivent être clairement définies. Toutes les décisions doivent être bien documentées pour
y faire référence ultérieurement.

2. Savoir où se trouve votre personnel

Quelle que soit la nature de la crise, cette étape permet de déterminer si les vacances doivent être annulées ou si du personnel supplémentaire doit être engagé. Examinez les projets de déplacement. Décidez de votre politique en matière de télétravail et de ce qu’il convient de faire en cas de réservation de séances de formation.

3. Revoir vos plans de crise existants

Toute entreprise bien gérée doit avoir un plan de crise, mais une crise réelle est avant tout un état des lieux. Il vous faudra probablement adapter votre plan générique aux défis spécifiques auxquels vous devez faire face.

4. Évaluer la chaîne d’approvisionnement

Une vision claire de votre chaîne d’approvisionnement permettra de révéler les vulnérabilités potentielles. Commencez par les produits les plus critiques et regardez au-delà des fournisseurs actuels. Par exemple, si vos produits proviennent d’un pays qui s’est confiné, dans quel délai pouvez-vous trouver une solution alternative ?

5. Identifier les goulets d’étranglement potentiels

Définissez vos processus ou services critiques. Que pouvez-vous faire pour les maintenir à flot ?

6. Assurer une communication en bonne et due forme

Cette étape est souvent définie comme la plus importante. Désinformation et confusion sont le lot commun d’une crise. Les employés attendent de leur direction qu’elle fasse preuve de clarté, notamment en ce qui concerne la sécurité de l’emploi.

7. Mettre à profit l’analyse des scénarios

Il s’agit d’un conseil typique de consultant en affaires, mais il peut être judicieux de décrire les meilleurs et les pires scénarios et de déterminer dans quelles mesures l’organisation de votre entreprise s’y prête. Demandez à votre équipe financière de calculer les résultats financiers.

8. Ne pas perdre de vue les autres risques

Chaque crise rend les entreprises vulnérables, celles-ci étant amenées à mobiliser toutes leurs ressources pour faire face à la situation. Pour autant, les activités normales doivent également se poursuivre. Pour que l’entreprise survive, il faut que les produits soient reçus, collectés, expédiés et facturés. Toute dispersion des efforts peut mener au désastre.

Une bonne gestion de crise est l’une des missions les plus difficiles à mener à bien, mais il s’agit aussi d’une simple réaction à un événement inattendu. Afin de mieux faire face à l’éventualité d’une crise future, la meilleure protection possible pour toute activité de manutention consiste à intégrer une dose de flexibilité. Il est ainsi possible d’intervenir dans différents domaines :

Personnel

Si vous voulez être en mesure d’augmenter ou de réduire rapidement l’activité, la constitution du bon groupe d’employés peut poser certains défis. Dans de nombreux pays européens, nous constatons un vieillissement de la population et nombreux sont les jeunes professionnels qui ne poursuivent pas leur carrière dans un entrepôt. Néanmoins, vous ne pouvez atteindre vos objectifs que si vous constituez une couche flexible autour des employés fixes.

Pour maintenir la satisfaction des employés, veillez à ce qu’ils soient correctement récompensés, et offrez-leur une égalité des chances en termes de formation et de développement. Somme toute, lorsqu’il vous faut les réembaucher, une expérience positive sera la clé de la réussite. La formation doit également permettre aux employés de devenir polyvalents, de sorte que leurs talents peuvent être mis à profit dans différents emplois. Par exemple, ne limitez jamais le groupe de personnes pouvant conduire un chariot à mât rétractable, dans la seule optique d’économiser des frais de formation, mais offrez cette possibilité à toutes les personnes possédant les compétences requises.

Enfin, entretenez toujours de bonnes relations avec les agences de recrutement. Organisez des réunions périodiques pour prévoir la charge de travail et les besoins de main-d’œuvre. L’établissement de ces relations vous permettra également d’obtenir un meilleur soutien lorsque vous devrez licencier des personnes et trouver
des remplaçants appropriés.

Systèmes et équipements d’entrepôt

Aujourd’hui, la gestion d’un parc de matériels de manutention s’apparente souvent à celle d’un parc de location à long terme. Mais les changements soudains vous obligent à travailler avec des fournisseurs de chariots élévateurs dont la flexibilité leur permet de s’adapter à une réduction ou un élargissement inopiné de votre parc. Votre fournisseur doit être prêt à retirer des chariots élévateurs de votre parc, rapidement, sans conséquences financières (importantes) pour votre entreprise. Une réunion hebdomadaire ou mensuelle avec votre fournisseur afin d’évaluer les flux de matériaux à venir pourrait être une idée pertinente pour établir un partenariat solide. Pour être efficaces, ces accords doivent être conclus avant la survenue d’une crise.

S’il peut être relativement facile d’acheminer ou de récupérer un chariot élévateur, vos systèmes de stockage ou de transport sont souvent des actifs immobilisés. Aujourd’hui, même les systèmes automatisés offrent une plus grande souplesse. Par exemple, alors que les marchandises étaient auparavant stockées dans des systèmes mini-charges, actionnés par des grues, ce sont aujourd’hui les rayonnages avec navettes qui les remplacent. Selon le flux de travail, des navettes peuvent être ajoutées ou retirées, tout comme avec les chariots élévateurs.

Organisation

Une flexibilité accrue peut également être obtenue en examinant les opérations d’entrepôt ou logistiques en cours. Vous pouvez envisager d’externaliser une partie de votre stockage afin d’éviter de devoir construire un autre entrepôt coûteux. Louez l’entrepôt supplémentaire pour la haute saison, ou laissez un prestataire de services logistiques se charger de la préparation des commandes gourmandes en main-d’œuvre, tandis que vous ne stockerez que les produits à faible rotation. Dans l’ensemble, les coûts peuvent être plus élevés, mais vous aurez la possibilité de redimensionner lorsque des problèmes se profileront à l’horizon.

En amont de la chaîne d’approvisionnement, vous pouvez également conclure des accords avec des fournisseurs pour qu’ils conservent les stocks. Ce modèle commercial, appelé « Gestion partagée des stocks », (Vendor Managed Inventory, en anglais), s’avère être particulièrement efficace lorsque vous avez besoin de grandes quantités de consommables ou de produits à rotation rapide, mais que vous ne voulez pas vous encombrer
d’une tâche d’entreposage.